Pourquoi et comment gérer un Portefeuille de Projets ?

On distingue

• • Le Projet: D’après le PMI (Project Management Institut), un projet est une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique. Temporaire signifie que tout projet a un début et une fin déterminés.
  • Le Programme : Un groupe de projets liés et managés de manière coordonnée et qui partagent un objectif business commun.
  • Le Portefeuille de projets : Tous les projets et programmes entrepris par la DSI ou par l’entreprise plus généralement.

Tous les éléments du portefeuille ne sont pas forcément interdépendants au contraire du programme.

Un portefeuille projets permet la mise en œuvre concrète des orientations stratégiques d’une entreprise
via le pilotage de ses projets et programmes.

La gestion de portefeuille définit des priorités en fonction des objectifs et par conséquent, elle privilégie le choix des programmes et des projets à mettre en œuvre en fonction de la création de valeur métier, du niveau de risque et des ressources à mobiliser.

Si la gestion de projet vise à gérer correctement les projets, la gestion de portefeuille sert à choisir les bons projets

Les intérêts de la gestion en portefeuille sont nombreux :

• • Mettre en place des processus clairs et efficaces d’approbation et d’exécution
  • Offrir une vue d’ensemble des projets et programmes
  • Contrôler leur adéquation avec la stratégie de l’entreprise
  • Sélectionner les projets/programmes en priorisant les plus utiles ou efficaces
  • Aider les managers à prendre les bonnes décisions au bon moment en disposant des bonnes informations
  • Optimiser la gestion des ressources
  • Optimiser la gestion des risques
  • Homogénéiser les pratiques et capitaliser sur les succès
  • Limiter les échecs et en tirer des leçons

En fait PPM permet de diffuser les bonnes pratiques en interne et aux métiers. C’est même l’un de ses intérêts, permettre la diffusion en interne du Mode Projet.

Toute personne en charge des projets au sein d’une structure/entreprise : direction qualité, direction des projets de transformation de l’entreprise, de la digitalisation, PMO ….

Le DSI (Directeur des Systèmes d’informations) souvent en priorité, l’informatique ayant aujourd’hui une place centrale au sein des organisations. Le DSI n’est plus juste un super technicien, mais est aujourd’hui un créateur de valeur écouté par le CODIR, quand il n’en est pas simplement un membre important.

En fait, dès que l’on passe en « Mode Projet », on peut mettre en place un PPM. C’est un processus global de gestion de l’ensemble des projets et programmes.

• • D’abord un état des lieux sera nécessaire pour déterminer le niveau de maturité de votre organisation projet

Comment sont organisés vos équipes projets ?
Quel est le niveau de formation de vos équipes ?
Quelles méthodes est employée ?
Quels outils sont utilisés pour gérer vos projets ?
Que vous manque-t-il en terme humains, matériels et organisationnels ?
…

• • Ensuite, vous devrez déterminer les critères d’évaluation de vos projets.

Comment comparer des projets parfois différents ?
Comment arbitrer entre des priorités toutes aussi urgentes ?
Comment arbitrer entre différents types de risques (clients, financiers, juridiques…)
Quels indicateurs de pilotage vont être mis en place ? Comment seront-ils mesurés ?
…

Vous devrez établir avec le Codir, les éléments fondant la cohérence stratégique des projets.
Au-delà de l’aspect financier, ou commercial, établir une cohérence d’ensemble de vos critères de choix.
Exemple, prioriser sur une année, la refonte de tous les outils de communication pour avoir une cohérence d’ensemble.

Vous devrez établir avec la DSI (si vous n’êtes pas la DSI), une cohérence technique.

Tout le monde est concerné.
Une acculturation des équipes au sein de l’organisation est nécessaire. Toutes les personnes impliquées dans le processus doivent avoir les mêmes méthodes et vocabulaire.
Un programme de formation est généralement à mettre en place.

L’accompagnement au changement, souvent négligé, est une bonne pratique à envisager.

Plus spécifiquement, le recrutement ou la formation de personnes dédiées pour la partie PMO (Project Management Office) va s’avérer nécessaire pour accompagner le gestionnaire du portefeuille projets ou DSI notamment sur l’activité journalière.

Pour mettre en place une telle organisation, il vous faut identifier les acteurs directement concernés :

• • Clients (internes ou externes), à l’origine du besoin
  • Chefs de projets, qui vont gérer les projets et répondre aux besoins
  • Décideurs, qui vont allouer les ressources et arbitrer entre les projets

C’est la relation entre les trois groupes qui va vous permettre de gérer efficacement votre PPM

Chaque groupe ayant besoin d’informations spécifiques pour effectuer son travail

Un quatrième groupe s’avèrera nécessaire pour faire le lien et capitaliser sur les projets, le PMO.

Dans certaines organisations cela désigne une personne ou un groupe, mais l’important est de se doter de ce service pour :

• • Capitaliser sur les bonnes pratiques
  • Mettre en place les indicateurs de suivi homogènes entre les projets permettant la comparaison
  • Assurer le suivi quotidien des indicateurs et alerter les personnes concernées

Difficile de faire l’impasse sur un bon outil de gestion de portefeuille projets.  Un outil de gestion de projets collaboratifs en Mode Saas qui permet de piloter ses projets et ses équipes où qu’elles soient est préconisé.

Pour vous aider dans cette réflexion, un peu de lecture :

• • « A quoi sert un logiciel de gestion de projets »
  • « Comment bien choisir votre outil de gestion de projets »
  • « Comment réussir l’implantation de votre outil de gestion de projets dans votre entreprise »  

L’agilité est ici de mise. Dans un environnement changeant, la réactivité est nécessaire voire primordiale. Le pilotage de projets ne peut pas reposer sur des cycles de décision longs, annuels (budgétaires) ni même biannuels.

En mode projet, le pilotage en continu doit être la règle !

Piloter son portefeuille de projet en continu permet :

• • De réduire les cycles de développement
  • De fédérer les différents acteurs impliqués et en particulier le client final
  • Maîtriser l’avancement des projets les uns par rapport aux autres en prenant en compte les aléas et risques, même imprévus
  • Maîtriser le fait que tous les projets avancent en parallèle sans être forcément liés
  • Faire coïncider les prises de décision en COPIL avec les paliers d’investissement inhérents à chaque projet
  • Éviter les retours en arrière inutiles
  • Capitaliser sur les expériences

Bien sûr, rien de plus facile. Cet outil complet a été conçu pour faciliter le pilotage des projets et des équipes.

Avec Facility, vous disposez d’un outil performant de gestion de projets qui s’adapte à vos besoins et organisation

• • Vous visualisez en un clic les reportings de vos projets ou de votre portefeuille de projets
  • Vous pouvez suivre les avancements de tous vos projets en temps réels
  • Vous pilotez facilement les risques de vos projets
  • Vous pouvez capitaliser sur les projets passés en créant des modèles
  • Vous pouvez homogénéiser vos pratiques en guidant vos collaborateurs
  • Et bien d’autres fonctionnalités…

De plus vous disposez de conseils d’experts et d’un centre de formation certifié Qualiopi.

Contactez-nous pour plus d’informations et prendre rendez-vous avec un de nos conseillers experts :