8 conseils clés pour assurer le bon suivi de vos projets

Découvrez en un coup d’œil l’avancée de votre projet.

Repérez vos tâches en cours, en retard et à venir.

Visualisez vos événements et vos rendez-vous.

Analysez votre charge de travail et votre avancée.

Partagez des informations avec vos collaborateurs.

Pour mener son projet à bien, il ne faut donc pas hésiter à réviser la planification projet. Assurer le suivi d’un projet c’est aussi et surtout rectifier le tir lorsque l’on se rend compte qu’il n’est pas parfaitement efficace.

Changer les plans n’est pas signe d’échec ou d’erreur mais au contraire signe d’adaptabilité et de réactivité !

A tout moment, vous pouvez décider des décaler un jalon, de modifier une tâche, d’affecter une nouvelle équipe à un projet, … N’oubliez pas qu’en management de projets, votre plus-value réside dans votre adaptabilité.

Une fois que vous avez décidé des personnes qui seront en charge du suivi de votre projet, il est recommandé d’organiser des réunions qui y soient dédiées et de planifier ces réunions dès le lancement de votre projet.  En fonction de l’ampleur et de la complexité de votre projet, vous pouvez décider d’organiser des réunions de suivi de projet à une fréquence plus ou moins importante (quotidiennes, hebdomadaires…) et avec une durée plus ou moins longues (de 15min à 1h00). En général les réunions physiques sont à privilégier pour fluidifier les échanges et faire le point de manière plus formelle.  Mais les outils actuels comme Facility Project, vous permettent d’envisager également des réunions en Visio Conférence.

Programmez votre réunion avec le calendrier partagé.

Liez vos documents de travail à vos évènement pour les retrouver en 1 clic.

Utiliser les ordres du jour et compte-rendu de réunion grâce aux modèles préformatés.

Fixez un rappel automatique pour tous les collaborateurs.

Partagez des informations avec vos collaborateurs.

Encore une fois, pour organiser ces réunions de suivi, il vous faut vous poser les bonnes questions : Avec qui et quand seront organisées ces réunions de suivi ? Quelles décisions d’orientation seront prises ? A quelle fréquence ces réunions doivent-elles avoir lieu ? Retournez le problème sous tous les angles pour faciliter le suivi en temps réel de votre projet et impliquer vos équipes dans la supervision de votre projet.

Le suivi d’un projet s’effectue en partie au travers de l’analyse du temps de travail. Pour faire simple, les chefs de projets analysent généralement le rapport entre les heures prévues sur une tâche et les heures effectivement passées à sa réalisation. Cet indicateur essentiel est parfois omis par les organisations. Pour éviter que cette mine d’information ne passe à la trappe, il faut impliquer vos collaborateurs à renseigner le temps qu’ils passent sur chacune de leur tâche. Loin d’être une critique de leur productivité, cela vous permettra de comprendre si le travail à abattre pour votre projet a bien été estimé et si les ressources humaines et digitales mobilisées étaient bien suffisantes, cela permettra également de réévaluer en temps réel le budget et éventuellement les délais du projet…

Pour vous aider dans cette méthode de suivi, Facility Project intègre un calcul des heures passées et des heures prévues. Le ratio ainsi calculé est retranscrit dans votre rapport pour procéder à un reporting complet : Nombre d’heures prévues pour ce projet ? Nombre d’heures effectivement réalisé ? Nombre d’heures restantes ? Avec un code couleur simple et intuitif, vous avez une vision d’ensemble de l’avancée de votre projet.

Suivre un projet c’est aussi en partager l’avancée avec le reste de vos collaborateurs. Un logiciel de gestion de projets vous permet de suivre en temps réel le travail réalisé et les tâches restantes. La présentation d’un tableau de bord synthétique permet aux équipes projet de se sentir pleinement impliquées et d’avoir une vision d’ensemble du travail qu’il leur reste à réaliser. Pour aller encore plus loin, vous avez la possibilité de centraliser les rapports de suivi et les commentaires d’avancement au même endroit et libre d’accès.

Organiser des réunions à distance en impliquant tous les collaborateurs.

Envoyer des messages à vos collaborateurs directement sur le logiciel de gestion de projets.

Centraliser les informations pour gagner en efficacité.

Assurer la répartition des tâches pour fluidifier la communication.

Partager son emploi du temps et sa charge de travail pour une meilleure transparence.

Grâce aux fonctionnalités de gestion électronique des documents, vous avez la possibilité de centraliser et de partager les informations avec vos équipes à distance. Pour cela, n’hésitez pas à rédiger des rapports à l’issue de vos réunions de suivi pour faire part à l’ensemble de vos collaborateurs de l’avancée du projet.

Pour aller plus loin dans le management de projets, nous recommandons toujours à nos clients de réaliser des REX, c’est-à-dire des retours d’expérience. Si vous nous suivez depuis quelque temps, vous devez désormais y être habitué… Et nous espérons que vous avez inclut le REX dans vos bonnes pratiques d’entreprise !

Un suivi de projet ne serait rien sans le retour réaliste et éclairé de vos équipes. Soumettez un questionnaire à vos collaborateurs pour connaître leur avis sur le projet en cours : Est-ce que les tâches sont suffisamment claires ? Est-ce que les rôles ont été bien distribués en amont du projet ? Est-ce que la charge de travail est soutenable ? Que préfèrent-ils dans ce projet ? Qu’apprécient-ils moins dans ce projet ? Faudra-t-il revoir la planification et els délais dans un futur projet ? …Cette variété de questions permettra à vos équipes de s’ouvrir pour améliorer votre management de projet dans le futur.

Facility Project vous facilite cette étape avec des fiches REX préformatées que vous n’avez plus qu’à partager avec vos équipes.

Envoyez un questionnaire à vos équipes avec des questions détaillées pour avoir leur avis.

Renseignez le nom du projet concerné par le REX comme “Retour utilisation Facility”.

Précisez le créateur de la fiche, le chef de projet, la date de modification, la priorité.

Précisez le créateur de la fiche, le chef de projet, la date de modification, la priorité.

Précisez le créateur de la fiche, le chef de projet, la date de modification, la priorité.

Précisez ce que vous ferez différemment.

Retenez les actions pertinentes et les modes d’utilisation les plus efficients.

Donnez entre 1 et 5 étoiles à votre projet en fonction du retour de vos collaborateurs.

Pour finir en beauté, le suivi de projet ne serait rien sans la création d’un reporting complet. Pour ne rien oublier de votre management et maximiser la réussite de vos projets futurs, nous recommandons à nos clients de conserver une trace des rapports d’avancement et de réaliser un reporting complet final. Vous conservez une trace des réussites et des obstacles rencontrés pendant votre projet et vous conservez les bonnes pratiques à appliquer dans le futur.

Et encore une fois, nous vous accompagnons ! Avec Facility Project, nous vous proposons des documents préformatés qui vous permettent de réaliser des rapports complets et riches en enseignement pour donner vie à vos projets.