Et si cette année, vous décidiez de vous faciliter la vie ?
Investir dans un outil de gestion de projet c’est se doter d’un outil qui vous fera gagner du temps, qui vous permettra de libérer votre charge mentale, et de mieux travailler avec vos équipes… même à distance !
Mais comment bien choisir votre nouvel outil de gestion de projets ?
En effet, quelques critères de sélection s’imposent avant de choisir ce qui sera votre nouveau compagnon de travail.
Les logiciels de gestion de projets ont fait leur chemin depuis quelques années au sein des entreprises.
Après un grand succès aux Etats-Unis, ils se sont répandus en France pour servir les intérêts des organisations en termes de planification, de suivi du travail et de communication.
L’avantage de cette croissance exponentielle ? Vous avez désormais l’embarras du choix pour sélectionner l’outil de gestion de projets qui correspond à vos besoins et vos spécificités. Dans le cas de Facility, nous avons pensé l’outil pour qu’il s’adapte à toutes les tailles et tous les types d’organisations.
En bref, ce n’est pas vous qui vous adaptez à Facility mais c’est Facility qui s’adapte à vous !
1/ Evaluer vos besoins pour identifier les fonctionnalités qui vous seront utiles
Dans un premier temps il est important de cibler vos besoins pour ne pas vous noyez dans un outil trop complexe et non adapté à vos usages.
Qu’est-ce qui différencie votre organisation des autres ? Qu’est-ce qui fait votre spécificité ? Par exemple, une agence événementielle, un créateur de produit, un centre de soin, un service marketing, une DSI n’aura pas les même besoins qu’un cabinet comptable ou qu’un chargé des relations presse.
Vous avez des besoins différents (suivi du planning, to do list, suivi des équipiers, partage de documents, plan de charges…) et des problématiques d’organisation et de communication spécifiques.
Et c’est justement pour cela que Facility Project vous propose de nombreuses fonctionnalités, adaptées, à chaque secteur ou service, pour que votre logiciel de gestion de projets vous aille comme un gant et s’adapte au mieux à vos besoins et à votre charte qualité.
Toutes les fonctionnalités essentielles sont présentes et intuitives : planification, documents préformatés, Cloud, messagerie instantanée, visioconférence, suivi de la charge de travail, suivi des tâches, etc… te selon son rôle chacun ne voit que ce qui lui est utile.
Ce qui compte c’est que chacun puisse y trouver son compte en utilisant facilement les fonctionnalités qui lui sont nécessaires pour avancer dans son travail.
2/ Uniformiser vos pratiques avec un outil tout en un
Démultiplier les outils peut parfois être contreproductif.
Choisir un outil unique qui réponde au mieux à vos besoins vous évitera de vous perdre … et/ou de perdre votre temps…
Par exemple, Thomas qui travaille en tant que designer a pour habitude de partager son travail via Google Drive alors que Lucie préfère envoyer ses rapports de communication via une newsletter envoyée par mail.
Michel utilise des tableaux Excel sur un serveur interne et Marie est adepte des versioning Word partagés sur DropBox.
En bref, les sources d’informations se multiplient et vos collaborateurs ne savent plus où donner de la tête.
Où trouver tel document ? Où trouver telle donnée ou tel visuel ? Comment contacter tel collaborateur : par email, par téléphone, par message instantané, par visioconférence ? Sur quel outil ?
Il existe aujourd’hui une pluralité d’outils mis à disposition pour améliorer la productivité et l’organisation des entreprises… au détriment parfois d’une centralisation plus efficace.
Cette croissance d’outils plus performants dans leur domaine les uns que les autres a généré ce besoin de revenir à quelque chose de plus simple, à un outil qui centralise et possède toutes ces fonctionnalités à la fois.
Qu’est-ce qui relie la production en série d’un produit, la mise en place d’un plan communication et la gestion de la clientèle et des factures ? A première vue, par grand-chose on vous l’accorde… Pourtant dans chaque cas il s’agit de la gestion d’un projet, de l’enchaînement de plusieurs jalons et de plusieurs tâches pour arriver à la réalisation de votre objectif.
Le recours à un logiciel comme Facility vous permet alors d’harmoniser les process au sein de votre organisation et de gagner en efficacité.
Vous gérez tous vos projets à distance et vous permettez à des départements qui ont des process ou des échéances différentes de collabore efficacement..
3/ Comprendre que chaque collaborateur est différent
Tout comme il existe des organisations différentes, il existe des collaborateurs différents.
Chaque personne qui compose votre équipe a des compétences, des appétences, des besoins et des manières de fonctionner différents.
Chez Facility, nous avons pensé l’ergonomie de votre outil pour que chacun s’y retrouve en fonction de son usage et de son profil.
Une même information peut ainsi être affichée de multiples façons différentes selon le goût et les pratiques de son utilisateur. Pour un même projet, sur Facility, vous avez accès à différents modes de visualisation : sous forme de post-it, de tableau de bord synthétique, de to do list, de diagramme de GANTT, de colonnes Kanban ou de Calendrier partagé.
Vous êtes libre de passer d’un mode de visualisation à un autre autant que vous le souhaitez, et vos préférences n’affectent pas l’organisation de vos collaborateurs.
Choisissez un outil qui s’adapte à vos différents usages et qui permet également de pouvoir les faire évoluer. Une ergonomie attractive, simple et intuitive est une des clés de la bonne appropriation par tous de votre nouvel outil de travail.
4/ Choisir un outil qui permet d’améliorer la communication et le partage d’informations
5/ Faîtes le choix de la qualité et de la sécurité
6/ Fluidifier l’usage et facilitez la prise en main par tous
7/ Accompagner le changement progressivement pour optimiser l’utilisation de votre nouvel outil
Alors ? prêts à tenter l’aventure d’un logiciel de gestion de projets avec Facility ?
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Cette thématique vous intéresse ?
N’hésitez pas à lire l’article de P2M Consulting, cabinet de conseil en Management de projets, sur le sujet :
Et votre travail devient plus facile avec Facility !