Facility Project centralise le pilotage des projets de transformation pour mieux maîtriser les délais, les ressources, les risques et les priorités.
Les assureurs et mutuelles conduisent simultanément de nombreux projets : transformation digitale, évolution des offres, conformité réglementaire, amélioration des parcours adhérents ou modernisation des systèmes d’information. Ces initiatives mobilisent des équipes métiers, IT et fonctions support, rendant indispensable une coordination efficace et une vision consolidée du portefeuille.
Une situation fréquente dans le secteur de l’assurance et des mutuelles
Un assureur ou une mutuelle peut piloter plusieurs dizaines de projets simultanément, impliquant directions métiers, informatique, conformité, juridique, finance, marketing ou relation avec les adhérents. Ces projets peuvent concerner la création d’une nouvelle offre, la refonte d’un parcours adhérent, le déploiement d’un nouvel outil ou la mise en conformité avec une évolution réglementaire. Chaque initiative possède ses propres jalons, dépendances et ressources. Le PMO ou la direction de la transformation doit alors consolider les informations provenant de nombreux chefs de projet pour suivre les priorités et éclairer les décisions de la direction.
Les autres cas d’usage du secteur
- Projets de conformité réglementaire : structurer les actions, responsabilités et échéances liées à l’évolution des obligations réglementaires.
- Transformation digitale : piloter les projets de dématérialisation, digitalisation des parcours et amélioration de l’expérience adhérent ou client.
- Évolution des offres et produits : coordonner les équipes métiers, marketing, actuariat, juridique et IT autour du lancement de nouvelles offres.
- Projets SI et transformation technologique : suivre les projets de migration, déploiement ou évolution des applications et infrastructures.
- Amélioration des parcours adhérents : coordonner les actions visant à simplifier les parcours, améliorer la qualité de service et réduire les irritants.
- Projets organisationnels : piloter les évolutions de processus, réorganisations et initiatives transverses impliquant plusieurs directions.
Les principaux enjeux
- Respecter les échéances stratégiques et réglementaires, malgré la multiplication des projets et les dépendances entre métiers, IT et fonctions support.
- Arbitrer les ressources disponibles entre les projets prioritaires et éviter la surcharge des équipes ou des expertises critiques.
- Maîtriser les risques et dépendances afin d’anticiper les impacts d’un retard ou d’un blocage sur les autres initiatives.
- Donner au comité de direction une vision fiable du portefeuille pour faciliter les arbitrages et prioriser les investissements.
Ce qui complique aujourd’hui le pilotage
Les informations projet sont souvent réparties entre tableurs, outils collaboratifs, comptes rendus, logiciels métiers et outils de gestion des tâches. Chaque chef de projet peut disposer de son propre mode de suivi, rendant difficile la consolidation. Les PMO consacrent alors une part importante de leur temps à collecter, contrôler et mettre en forme les informations. Cette situation limite la visibilité sur l’avancement réel, les risques, la charge et les arbitrages nécessaires au niveau de la direction.
Comment Facility Project permet de piloter ces projets
- Structurer et planifier les projets de transformation : chaque initiative est organisée autour de ses étapes, tâches, jalons, livrables et échéances, avec une structure commune facilitant le suivi du portefeuille.
- Répartir les responsabilités : les actions sont attribuées aux collaborateurs concernés, permettant d’identifier clairement les responsables, les contributeurs et les échéances associées à chaque projet.
- Coordonner les acteurs métiers et IT : chefs de projet, équipes métiers, DSI, fonctions support et partenaires disposent d’un référentiel commun pour suivre les actions et limiter les pertes d’information.
- Suivre l’avancement, les risques et les ressources : les responsables peuvent identifier les retards, points de blocage, risques et tensions de charge afin d’agir avant qu’ils ne compromettent les objectifs du projet.
- Consolider les informations du portefeuille : les PMO et directions disposent d’une vision globale des projets, de leur état d’avancement, de leurs priorités et des ressources mobilisées pour faciliter les arbitrages.
Dans les organisations de l’assurance et de la mutualité, le pilotage de portefeuille constitue un enjeu majeur dès lors que les projets impliquent plusieurs directions et des ressources partagées. Facility Project permet de structurer cette information dans un environnement commun et de faciliter son exploitation par les équipes opérationnelles comme par la direction.
Une vision adaptée à chaque acteur
- Les équipes projet disposent d’une vision claire de leurs actions, responsabilités, échéances et dépendances pour suivre efficacement leur contribution.
- Les chefs de projet et PMO bénéficient d’une vision opérationnelle et consolidée pour suivre les projets, identifier les risques et arbitrer les priorités.
- La direction dispose d’une vision portefeuille pour suivre les projets stratégiques, anticiper les difficultés et orienter les ressources vers les priorités.
Les bénéfices obtenus
- Une meilleure maîtrise des échéances et des engagements liés aux projets stratégiques ou réglementaires.
- Une vision consolidée facilitant les arbitrages entre projets et l’allocation des ressources.
- Une identification plus rapide des risques, retards, dépendances et points de blocage.
- Un pilotage plus fiable grâce à des informations projet centralisées et accessibles aux différents niveaux de décision.
Facility Project aide les assureurs et mutuelles à structurer leur portefeuille de projets, coordonner les équipes et donner à chaque niveau de l’organisation la visibilité nécessaire.
