Travailler en Mode Projet avec Facility Project : le guide complet

De l’initialisation à la clôture en passant par la gestion des risques, découvrez comment Facility Project vous accompagne pour chaque étape de votre projet.

C’est quoi le  » mode projet   » ?

En tant que Chef de Projet ou PMO, vous le savez : travailler « en Mode Projet », c’est adopter une approche organisationnelle, collaborative et structurée pour piloter un projet dans un cadre spécifique (un début, une fin, des objectifs définis, une équipe dédiée et des ressources limitées).

Dans la réalité, un PMO travaille fréquemment sur un portefeuille de projets. Ce qui veut dire plusieurs initiatives en parallèle avec des ressources partagées entre différentes équipes et des arbitrages à réaliser en permanence. Ce niveau d’imbrication demande un outil capable de vous donner à la fois une vue consolidée de l’ensemble de vos projets et un accès à chaque projet individuel.

Ce mode projet repose sur des piliers majeurs que vous formalisez dès la rédaction de votre note de cadrage :

• La validation du besoin et des objectifs
• La planification et l’affectation des ressources
• La gestion des risques
• La coordination des parties prenantes
• Le suivi de l’avancement par les indicateurs
• Le retour d’expérience pour capitaliser sur chaque projet

Facility Project a été pensé et conçu par des professionnels de la gestion de projet, pour que vous puissiez, en tant que PMO et chefs de projets, passer de la théorie à la pratique facilement

Découvrez les sept dimensions clés du mode projet et voyez concrètement comment Facility Project vous accompagne à chaque étape : du lancement d’un projet jusqu’à sa clôture tout en ayant accès à votre portefeuille de projets complet.

1. La gestion des risques : anticiper pour mieux réussir

Dans la philosophie du Mode Projet, le terme « risque » désigne à la fois des menaces, ce qui pourrait freiner le projet, et des opportunités, ce que vous pourriez saisir pour l’accélérer ou l’enrichir. Votre note de cadrage doit en poser les premières bases : quels sont les risques identifiés à date ? Qui en est responsable ? Quelles actions préventives ou curatives sont envisagées ?

Pour chacun de vos projets, vous pouvez créer et tenir à jour un registre des risques. D’expérience, nous savons que plus le registre des risques est détaillé, plus il sera un outil pertinent. C’est pourquoi dans Facility Project, vous aurez la possibilité pour chaque risque de :

• Nommer un référent responsable de son suivi.
• Attribuer un niveau de criticité (faible, moyen, élevé, critique) et le positionner dans une matrice de Farmer
• Préciser la typologie : risque stratégique, financier, opérationnel, humain.
• Gérer son statut : prévisionnel, déclaré, en cours de traitement, clôturé.
• Répertoriez les actions curatives et préventives.

Le plan de gestion des risques n’est pas un document figé que l’on rédige une fois et que l’on oublie ensuite. Il évolue avec le projet pour rester un support d’aide à la décision vivant, consultable à tout moment par l’équipe.

2. Parties prenantes et RACI : qui fait quoi, et qui doit savoir quoi ?

L’une des causes d’échec les plus fréquentes que nous avons pu observer en accompagnement de projets est simple : le manque de clarté sur les rôles et l’attribution des tâches. Typiquement, deux personnes travaillent sur la même action sans le savoir, tandis qu’une tâche tombe dans l’oubli parce que personne n’en avait la responsabilité explicite.

La matrice RACI anticipe cet écueil en cartographiant, pour chaque activité du projet, qui est :

• Responsable (réalise l’action)
• Approbateur (garant du résultat)
• Consulté (son expertise est sollicitée)
• Informé (tenu au courant de l’avancement)

Facility Project intègre directement la matrice RACI dans la gestion des tâches et sous la forme d’un tableau de suivi du RACI mis à jour en temps réel. Vos chefs de projet peuvent ainsi :

• Répartir les rôles au sein des tâches.
• Vérifier visuellement, d’un coup d’œil, les affectations individuelles et réallouées si besoin des tâches en retard pour une meilleure efficacité.

3. Jalons et réunions : le calendrier comme fil conducteur

Les jalons structurent les projets dans le temps. Ce sont les moments clés définis dès la note de cadrage : livraison d’un livrable, validation d’une phase, tenue d’un comité de pilotage, recette technique…

La gestion des jalons est doublement utile :

En tant que chef de projet, au niveau de chaque projet, pour visualiser les étapes clés du projet et maintenir la dynamique d’équipe.

En tant que PMO, au niveau de votre portefeuille de projets, pour visualiser les échéances qui se chevauchent et anticiper les tensions sur les ressources.

Facility Project intègre une gestion des jalons dans plusieurs vues :

• Vue Gantt pour les visualiser dans le rétroplanning global
• Vue Calendrier partagé pour une lecture au jour, à la semaine ou au mois
• Page d’accueil avec un récapitulatif des jalons à venir pour chaque membre de l’équipe

Chaque jalon peut déclencher des alertes automatiques pour le chef de projet ou l’ensemble de l’équipe, afin qu’aucune échéance ne soit manquée.

4. Référentiel interne, documents enregistrés : finis les fichiers dispersés

« La bonne version du bon document, accessible par la bonne personne, au bon moment. »

Voilà un objectif simple en apparence et pourtant difficile à atteindre entre les dossiers partagés désorganisés ou les pièces jointes d’e-mails avec des versions qui prolifèrent sans être classées.

En tant que PMO, la problématique monte d’un cran puisque vous gérez non pas un projet, mais un portefeuille de projets.

Facility Project vous propose trois axes de réponse :

• La centralisation documentaire par projet : chaque projet dispose de son espace documentaire dédié que vous pouvez organiser en sous-dossiers. Les équipes déposent et partagent leurs documents directement sur la plateforme, sans nécessité de partager par e-mail et sans aucun doute sur la version à jour.
• Pour aller plus loin, Facility Project vous propose une double centralisation : classez vos fichiers dans sur l’espace documentaire, dans vos dossiers et sous dossiers, mais également liez ces documents à des tâches, des évènements ou de jalons importants. Encore moins de recherche et plus d’efficacité
• Une bibliothèque de modèles préformatés conçus par nos chefs de projet : note de cadrage, plan de management de projet, ordre du jour type, compte-rendu de réunion, feuille d’émargement, fiche REX… Ces modèles constituent un référentiel de bonnes pratiques clé en main, immédiatement opérationnel, que vous pouvez déployer sur l’ensemble de vos projets pour homogénéiser vos pratiques.

La note de cadrage mérite ici une mention particulière, c’est notre support phare dans notre propre gestion de projet. Nous la considérons comme le document fondateur de tout projet : elle définit les objectifs, les parties prenantes, le périmètre, les jalons principaux, le budget et les premiers risques identifiés. Facility Project propose un modèle de note de cadrage type à renseigner et partager dès le lancement du projet.

5. Planification et affectation de tâches : structurer le travail d’équipe

La planification est le cœur opérationnel du Mode Projet. Elle permet de séquencer les activités, d’identifier les dépendances entre tâches, de répartir la charge de travail et d’anticiper les risques de retard.

La planification se joue à deux niveaux :

• Au niveau du projet : chaque tâche doit être affectée à un ou plusieurs collaborateurs, associée à un jalon, assortie d’une date limite et d’un niveau de priorité.
• Au niveau du portefeuille de projets : vous avez besoin de visualiser la charge globale de chaque ressource sur l’ensemble de vos projets actifs, pour prévenir les surcharges et arbitrer des priorités.

Pour y répondre, Facility Project propose plusieurs modes de visualisation :

• Le diagramme de Gantt pour visualiser le rétroplanning, les dépendances entre tâches et l’avancement global du projet.
• Le calendrier pour suivre les tâches au jour, à la semaine ou au mois, exportable vers Outlook, Gmail et autres agendas.
• Le tableau Kanban pour une gestion visuelle et dynamique des différentes tâches.
• La Todo List classique et opérationnelle pour une gestion opérationnelle de son quotidien.
• Le plan de charge pour une visualisation du prévisionnel comme du réalisé à la semaine, au mois ou à l’année avec un affichage par projet et par ressource ou en cumulé.

Des alertes de retard et rappels automatiques sont programmables dans le détail des tâches pour vous aider à ne rien oublier ou pour être informé de la création, de l’avancement (ou retard) d’une tâche.

6. Les indicateurs : piloter avec des données, pas des intuitions

En tant que PMO, vous pourrez avoir à rendre compte aux clients, aux comités de pilotage et à la direction. Pour cela, vous avez besoin de données fiables, actualisées et accessibles en un instant.

Les indicateurs (KPI) définis dans votre note de cadrage doivent pouvoir être suivis en temps réel tout au long du projet. Facility Project génère des reportings et tableaux de bord directement à partir des données saisies par l’équipe :

• Taux d’avancement des tâches et des lots
• Respect des jalons
• Charge de travail par collaborateur
• État du plan de gestion des risques
• Suivi du temps passé versus temps prévu
• …

Ces indicateurs sont accessibles depuis le tableau de bord central et peuvent être exportés pour alimenter vos présentations en comité de pilotage.

Dans une logique de portefeuille de projets, le tableau de bord est également conçu avec une vue consolidée pour l’ensemble de vos projets actifs ou pour un groupe spécifique de projets.

7. Clôture du projet et REX : capitaliser pour progresser

En Mode Projet, la phase de clôture est une étape à part entière qui est régulièrement négligée faute de temps. C’est cette phase qui vous permet de mesurer les écarts entre le prévisionnel et le réalisé, de valider formellement la fin du projet avec toutes les parties prenantes, et surtout de valider des bonnes pratiques à dupliquer pour les prochains projets (ou ceux déjà en cours).

En tant que responsable d’un portefeuille de projets, ce retour d’expérience est précieux : les enseignements d’un projet enrichissent directement la conduite des projets suivants. C’est ainsi que votre organisation progresse collectivement en maturité projet.

La fiche REX (Retour d’Expérience) est le document central de cette phase. Facility Project propose un modèle de fiche REX préformaté, directement intégré à la bibliothèque documentaire du projet.

Elle couvre :

• Ce qui a bien fonctionné (à reproduire).
• Les axes d’amélioration et ce que vous ferez différemment dans un prochain projet.
• Les recommandations concrètes pour les projets futurs.
• Une note générale à attribuer au projet sur le respect des délais, la cohésion d’équipe, le respect du budget, la satisfaction du client et l’atteinte de l’objectif

Cette étape de clôture est aussi l’occasion de :

• Valider les derniers jalons et confirmer formellement l’acceptation des livrables par les parties prenantes
• Clôturer les risques résiduels et mettre à jour leur statut final
• Archiver l’ensemble de la documentation du projet dans un espace dédié

Pour aller plus loin : P2M Consulting, cabinet de conseil et de formation en management de projets, certifié Qualiopi® pour ses actions de formation, propose des formations à la gestion de projets couvrant l’ensemble du cycle, de la rédaction de la note de cadrage au REX en passant par le pilotage de portefeuille de projets. Un complément naturel pour les équipes qui souhaitent monter en compétences au-delà de l’outil.

Travailler en Mode Projet ne s’improvise pas

L’utilisation d’un outil adapté peut faire toute la différence.

Que vous pilotiez un projet unique ou un portefeuille de plusieurs initiatives en parallèle, Facility Project vous propose une vue adaptée et détaillée pour chaque niveau de lecture et pour chaque étape : du détail d’une tâche à la vision générale et consolidée de votre portefeuille.