Indicateurs de pilotage : KPIs les critères clés pour un suivi efficace de votre projet.

Le succès d’un projet dépend en grande partie de la mesure régulière de l’atteinte de ses objectifs et donc d’une gestion efficace des indicateurs clés de performance (KPIs) Les KPI sont des outils indispensables pour évaluer et piloter un projet de manière objective.

Les KPIs sont des critères de mesure quantitatifs ou qualitatifs utilisés pour évaluer le niveau de performance d’un projet, d’une équipe ou d’une organisation.

Ils permettent de suivre les progrès réalisés par rapport aux objectifs initiaux tout en gardant le cap sur la finalité du projet.

Ils permettent notamment de définir les priorités au sein d’un projet en identifiant les domaines nécessitant une amélioration. Ils jouent un rôle clé et permettent une prise de décision éclairée.

Il existe différents types de KPI qui peuvent être utilisés en fonction des objectifs du projet :

• Les KPIs financiers évaluent les performances financières et économiques d’un ou de plusieurs projets (ex : le chiffre d’affaires ; la rentabilité ; les coûts ; …
• Les KPIs opérationnels se concentrent quant à eux sur les performances opérationnelles de vos projets (sur les aspects pratiques de la réalisation -> ex : la productivité ; le respect des délais ; le plan de charge …)
• Les KPIs de satisfaction client ou indicateurs de satisfaction client mesurent les niveaux de satisfaction des clients (ex : la fidélité ; la satisfaction ou la perception de la qualité du produit ou du service ; …)
• Les KPIs tels que des indicateurs de qualité traitant des ressources humaines, développement durable etc …
• …

Cas pratiques :

1. Vous créez un site internet, quels peuvent être vos KPIs  spécifiques ?

• Nombre de visiteurs sur le site
• Taux de rebond
• Taux d’abandon
• Pages vues
• Nombre de CTA remplis
• …

2. Vous organisez un séminaire, quels peuvent être vos KPIs  spécifiques?

• Taux de participation
• Taux de satisfaction
• Recettes sponsoring
• Cohésion de l’équipe

La première étape pour bien choisir ses KPI consiste à définir clairement les objectifs du projet. Les objectifs doivent être SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis) Cette définition précise des objectifs vous permettra d’identifier les domaines clés sur lesquels vous devriez vous concentrer. D’autre part cela vous permettra d’identifier les mesures de réussite nécessaires pour évaluer la progression du projet pour atteindre ces objectifs SMART.

(Retrouvez notre article sur les Objectifs SMART juste ici)

Une fois les objectifs bien définis, il est essentiel d’identifier les facteurs clés de succès du projet. Ces facteurs représentent les éléments essentiels qui auront un impact significatif sur la réalisation des objectifs.

Ils dépendent souvent de la nature du projet et de son contexte. En identifiant ces facteurs, il devient plus facile de déterminer les KPIs les plus pertinents pour évaluer leur réalisation.

Quelques exemples de facteurs clés de succès de projets :

• Respect des contraintes de projet (Budget, délais, qualité)
• Les ressources (Humaines, financières, etc…)
• La gestion des risques projets
• La satisfaction client
• …

L’étape 3 consiste à choisir les KPIs les plus pertinents. Il est recommandé de limiter le nombre de KPI de sorte à éviter d’être submerger pas une trop grande quantité de données à collecter puis à exploiter.
Attention ! Vos équipes doivent pouvoir transmettre les éléments clés à la fréquence souhaité pour une mesure efficace… si cela n’est pas possible alors votre KPI ne sera pas mesurable… donc inutile

Les KPIs sélectionnés doivent être directement liés aux résultats clés attendus et aux mesures de performance spécifiques pour l’évaluation de l’efficacité de votre projet. Ils mesurent la réussite de vos projets : délais, coût, cohésion d’équipe…

De manière à choisir les bon KPIs, il est important de prendre en compte différents critères :

• La pertinence est primordiale. Les KPI doivent être en accord avec les objectifs opérationnels du projet et à ses résultats attendus. Les KPI ont pour objectif de vous aider à piloter votre projet en fonction de critères de réussite mesurables : Vos KPIs sont là pour cela !
  Par exemple, si vous mettez en ligne un nouveau site Internet pour augmenter la vente en ligne, un de vos KPIs portera sur le nombre de connexion et le nombre de vente réalisée en ligne avec une mesure hebdomadaire voire quotidienne.
• Les KPIs doivent être et rester simples et faciles à mesurer et donc à alimenter. L’ensemble des parties prenantes du projet doivent être capables de fournir les informations nécessaires pour alimenter la mesure de ces KPIs. Vous ne pourrez pas exemple mesurer l’état d’avancement d’un projet si les acteurs du projet ne transmettent pas l’information sur la réalisation de leur travail…
• Vos KPIs vont également être définis en fonction de leur destinataire (sont-ils réalisés pour votre comité de direction ou pour votre client, pour motiver votre équipe ou pour aider le chef de projet dans son pilotage…)

Nous vous conseillons vivement de bien réfléchir aux KPIs que vous allez mettre en place, à leur pertinence pour le suivi du projet et à leur exploitation.

Il est souvent recommandé de mettre en place une fiche signalétique pour chaque KPI que vous allez mettre en place qui définira :

• Le nom de votre indicateur
• Les objectifs de la mesure
• La valeur à atteindre et la délimitation dans le temps
• La source de données à recueillir : qui et comment
• La méthode de collecte
• La fréquence de collecte
• La personne responsable du suivi et de l’analyse de l’indicateur

Les KPIs à mesurer pour un projet sont généralement présentés lors de la réunion de lancement et sont annotés dans la note de cadrage ou cahier des charges du projet.

Ils servent ensuite à alimenter les reportings réguliers auprès de la direction ou du client.

Nous vous recommandons de mesurer régulièrement vos KPIs (à minima mensuellement), vous pourrez ainsi suivre vos progrès, détecter des éventuels problèmes et réajuster votre plan d’actions au plus tôt.

Concernant le contenu de vos reportings et la présentation de l’analyse de vos KPIs, cela dépend de votre maturité et de vos usages tout comme des destinataires.

Quelques exemples :

• Ça peut être une simple météo d’équipe,
• Des smileys de satisfaction
• Des graphiques plus complexes
• …

Libre à vous donc de définir quels KPIs vous choisirez et comment vous les présenterez sous forme de graphiques, d’images ou de tableaux plus complexes.

Les indicateurs de pilotage de projet, KPIs sont de véritables outils de mesure de la performance et jouent un rôle essentiel dans la gestion d’un projet.

Choisir les KPIs appropriés et les mettre en place correctement permet une meilleure visualisation globale et évaluation de la performance de votre projet.

En utilisant les bons outils de mesure et en communiquant efficacement autour des KPIs, il est possible de maximiser la réussite et l’efficacité de vos projets pour atteindre les résultats attendus.

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