Article sur la Gestion de Projet avec Facility Project

PLANIFICATION, REPORTING

3 min

Comment bien choisir votre outil de gestion de projets ?

Comment bien choisir votre outil de gestion de projets ?

Et si en 2021, vous décidiez de vous faciliter la vie ?

Investir dans un outil de gestion de projet c’est se doter d’un outil qui vous fera gagner du temps, qui vous permettra de libérer votre charge mentale, et de mieux travailler avec vos équipes… même à distance !

Mais comment bien choisir votre nouvel outil de gestion de projets ?

En effet, quelques critères de sélection s’imposent avant de choisir ce qui sera votre nouveau compagnon de travail.

Les logiciels de gestion de projets ont fait leur chemin depuis quelques années au sein des entreprises.

Après un grand succès aux Etats-Unis, ils se sont répandus en France pour servir les intérêts des organisations en termes de planification, de suivi du travail et de communication.

L’avantage de cette croissance exponentielle ? Vous avez désormais l’embarras du choix pour sélectionner l’outil de gestion de projets qui correspond à vos besoins et vos spécificités. Dans le cas de Facility, nous avons pensé l’outil pour qu’il s’adapte à toutes les tailles et tous les types d’organisations.

En bref, ce n’est pas vous qui vous adaptez à Facility mais c’est Facility qui s’adapte à vous !

1/ Evaluer vos besoins pour identifier les fonctionnalités qui vous seront utiles

Dans un premier temps il est important de cibler vos besoins pour ne pas vous noyez dans un outil trop complexe et non adapté à vos usages.

Qu’est-ce qui différencie votre organisation des autres ? Qu’est-ce qui fait votre spécificité ? Par exemple, une agence événementielle, un créateur de produit, un centre de soin, un service marketing, une DSI n’aura pas les même besoins qu’un cabinet comptable ou qu’un chargé des relations presse.

Vous avez des besoins différents (suivi du planning, to do list, suivi des équipiers, partage de documents, plan de charges…) et des problématiques d’organisation et de communication spécifiques.

Et c’est justement pour cela que Facility Project vous propose de nombreuses fonctionnalités, adaptées, à chaque secteur ou service, pour que votre logiciel de gestion de projets vous aille comme un gant et s’adapte au mieux à vos besoins et à votre charte qualité.

Toutes les fonctionnalités essentielles sont présentes et intuitives : planification, documents préformatés, Cloud, messagerie instantanée, visioconférence, suivi de la charge de travail, suivi des tâches, etc… te selon son rôle chacun ne voit que ce qui lui est utile.

Ce qui compte c’est que chacun puisse y trouver son compte en utilisant facilement les fonctionnalités qui lui sont nécessaires pour avancer dans son travail.

2/ Uniformiser vos pratiques avec un outil tout en un

Démultiplier les outils peut parfois être contreproductif.

Choisir un outil unique qui réponde au mieux à vos besoins vous évitera de vous perdre … et/ou de perdre votre temps…

Par exemple, Thomas qui travaille en tant que designer a pour habitude de partager son travail via Google Drive alors que Lucie préfère envoyer ses rapports de communication via une newsletter envoyée par mail.

Michel utilise des tableaux Excel sur un serveur interne et Marie est adepte des versioning Word partagés sur DropBox.

En bref, les sources d’informations se multiplient et vos collaborateurs ne savent plus où donner de la tête.

Où trouver tel document ? Où trouver telle donnée ou tel visuel ? Comment contacter tel collaborateur : par email, par téléphone, par message instantané, par visioconférence ? Sur quel outil ?

Il existe aujourd’hui une pluralité d’outils mis à disposition pour améliorer la productivité et l’organisation des entreprises… au détriment parfois d’une centralisation plus efficace.

Cette croissance d’outils plus performants dans leur domaine les uns que les autres a généré ce besoin de revenir à quelque chose de plus simple, à un outil qui centralise et possède toutes ces fonctionnalités à la fois.

Qu’est-ce qui relie la production en série d’un produit, la mise en place d’un plan communication et la gestion de la clientèle et des factures ? A première vue, par grand-chose on vous l’accorde… Pourtant dans chaque cas il s’agit de la gestion d’un projet, de l’enchaînement de plusieurs jalons et de plusieurs tâches pour arriver à la réalisation de votre objectif.

Le recours à un logiciel comme Facility vous permet alors d’harmoniser les process au sein de votre organisation et de gagner en efficacité.

Vous gérez tous vos projets à distance et vous permettez à des départements qui ont des process ou des échéances différentes de collabore efficacement..

3/ Comprendre que chaque collaborateur est différent

Tout comme il existe des organisations différentes, il existe des collaborateurs différents.

Chaque personne qui compose votre équipe a des compétences, des appétences, des besoins et des manières de fonctionner différents.

Chez Facility, nous avons pensé l’ergonomie de votre outil pour que chacun s’y retrouve en fonction de son usage et de son profil.

Une même information peut ainsi être affichée de multiples façons différentes selon le goût et les pratiques de son utilisateur. Pour un même projet, sur Facility, vous avez accès à différents modes de visualisation : sous forme de post-it, de tableau de bord synthétique, de to do list, de diagramme de GANTT, de colonnes Kanban ou de Calendrier partagé.

Vous êtes libre de passer d’un mode de visualisation à un autre autant que vous le souhaitez, et vos préférences n’affectent pas l’organisation de vos collaborateurs.

Choisissez un outil qui s’adapte à vos différents usages et qui permet également de pouvoir les faire évoluer. Une ergonomie attractive, simple et intuitive est une des clés de la bonne appropriation par tous de votre nouvel outil de travail.

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4/ Choisir un outil qui permet d’améliorer la communication et le partage d’informations

Le plus grand challenge des organisations de toutes tailles et de tous secteurs reste la communication et le partage d’informations. Lorsque les équipes sont présentes sur plusieurs étages, plusieurs sites et même plusieurs pays, il est difficile de communiquer chaque jour comme on le souhaiterait.

De même, la croissance du recours au télétravail a rendu les échanges plus importants et plus virtuels à la fois. Comment tenir Gilles informé de l’avancée de votre travail si vous ne savez pas quand vous allez le croiser à nouveau dans les couloirs de votre entreprise…

et surtout dans la période actuelle… Les logiciels de gestion de projets prennent non seulement en compte la communication pure (messagerie, visioconférence, réunions, notifications) mais aussi la transparence générale (avancée du projet, répartition des tâches, suivi du temps de travail, profils des collaborateurs). Facility vous permet ainsi d’avoir une meilleure communication entre vos équipes et une plus grande cohérence entre vos process. Tout est disponible sur le logiciel en mode SAAS, ce qui vous permet d’accéder aux informations sur vos projets n’importe où et n’importe quand. Ce dont vous avez besoin ? Une simple connexion internet !

Bien souvent, la communication est vue uniquement sous le prisme des messages et des emails alors qu’elle est bien plus importante et plus englobante que cela. Au sein de l’outil Facility, vous retrouvez bien évidemment une messagerie instantanée et une visioconférence intégrée mais vous retrouvez des fonctionnalités spécifiques pensées par des experts du management de projets pour fluidifier vos échanges. Les documents préformatés comme les ordre du jour, les fiches de retour d’expérience (REX) ou encore les notes de cadrage vous permettent de penser l’organisation de votre travail de manière plus globale et plus cohérente. Vous gagnez du temps, de l’énergie et vos documents optimisés constituent une ressource valorisée par vos collaborateurs. Plus d’information sur cette thématique : lisez notre autre article « Communiquer avec vos équipes grâce à Facility Project »

Plus d’information sur cette thématique : lisez notre autre article « Communiquer avec vos équipes grâce à Facility Project »

5/ Faîtes le choix de la qualité et de la sécurité

Acquérir un nouvel outil, c’est aussi s’entourer des compétences d’une nouvelle équipe qui sera à vos côtés pour optimiser l’usage de votre nouveau compagnon de travail. Et donc, si en plus cet outil est créé par des professionnels du Management de Projet vous aurez tout à y gagner : communication fluide avec vos interlocuteurs qui comprendront instantanément vos problématiques et sauront y répondre.

Et cerise sur la gâteau : pourquoi ne pas choisir un outil Français ? c’est le cas de Facility… et il n’y a pas tant de logiciel de gestion de projets français sur le marché ! … mais votre Facility reste disponible en version anglaise pour les plus internationaux d’entre vous

La sécurité et la protection de vos données est essentielle. Assurez-vous que votre outil y est adapté. Bien sûr Facility a tout mis en œuvre de ce côté pour optimiser votre sérénité.

La qualité enfin et l’évolution de l’outil doivent être prise en compte dans votre choix. Optez pour un outil évolutif qui sera à votre écoute et s’adaptera à vos besoin pour mettre en place régulièrement de nouvelles fonctionnalités/

Avec Facility, nous soumettons quotidiennement notre outil à une équipe de testeurs qui teste, re-teste et re-re-teste (et oui, rien n’est laissé au hasard) pour s’assurer du fonctionnement et de la pertinence de chaque fonctionnalité proposée…. et en créer de nouvelles ! Nous vous donnons accès à un grand nombre de fonctionnalités disponible dans toutes les formules d’abonnement sans distinction car chacune d’elle représente un intérêt pour un département, un secteur ou un collaborateur en particulier : jalons, alertes de retard, rappels de suivi, état d’avancement, synthèses, rapports, gestion du temps passé….

6/ Fluidifier l’usage et facilitez la prise en main par tous

L’utilisation de nombreux logiciels et outils a tendance à ralentir le travail des collaborateurs et à freiner les utilisateurs dans leur usage. Un exemple : Lucie, qui est friande du contact par mail, n’a pas pour réflexe de se rendre sur Google Drive pour recevoir les communications et les informations communiquées par Thomas.

Comment être certain que tous les collaborateurs vont adopter votre nouvel outil de gestion ? Si déjà vous avez coché les 4 premiers points, vous êtes sur la bonne voie… mais il reste un point fondamentale c’est la pratique : donner envie d’utiliser l’outil et faciliter son utilisation pour que cela devienne une habitude.

Un logiciel de gestion de projets polyvalent permet de fluidifier l’usage, ce qui signifie de faciliter l’usage de l’outil par tous les collaborateurs.

Attention, harmoniser les pratiques ne veut pas pour autant dire détruire les habitudes ! Facility s’est basé sur l’importance de la personnalisation pour permettre à chacun de collaborer ensemble tout en conservant une méthode de travail qui lui est propre. Le changement s’opèrera ainsi bien plus sereinement et naturellement. Découvrez nos conseils pour réussir l’implantation d’un logiciel de gestion de projets au sein de votre organisation

7/ Accompagner le changement progressivement pour optimiser l’utilisation de votre nouvel outil

Enfin, choisissez un outil qui vous propose un accompagnement personnalisé : des formations, un suivi, une prise en main rapide et opérationnelle doivent faire partie intégrante de vos critères de choix pour faciliter la mise en place de l’outil au sein de vos équipes et de votre organisation.

Avec Facility, nous vous proposons un accompagnement par des formateurs professionnels en Management de projets.

Pour permettre à chaque département ou service de comprendre les bénéfices qu’il peut tirer de l’utilisation d’un tel logiciel, nous proposons un accompagnement annuel pour optimiser la mise en place de Facility dans votre organisation et généraliser son utilisation par toutes les parties prenantes. Les réticences au changement peuvent être fortes. Il arrive que certains départements ne comprennent pas l’intérêt de cet outil et en quoi cela serait pertinent de renseigner leur travail quotidien. Des experts en management de projets sont donc à votre écoute et à votre service pour impliquer les différents usagers et les former à l’utilisation de l’outil. Chaque environnement de travail est spécifique, les collaborateurs devront donc visualiser les usages qu’ils feront du logiciel, les fonctionnalités qu’ils utiliseront, les projets qu’ils déploieront, etc… Et l’harmonisation des process permet un véritable gain de temps et de productivité.

Découvrez nos formations et nos accompagnements. Des formations entièrement finançables par votre OPCO.

Si la notion de gestion de projets vous paraissait un peu floue et que le recours à un logiciel de gestion de projets vous parait encore plus obscur, dites-vous qu’un projet le plus commun à toutes les organisations. Peu importe la pluralité des secteurs, des tailles, des sites, des départements, des profils, vous aurez toujours à créer et à gérer un projet, c’est-à-dire à coordonner un ensemble d’actions et/ ou d’acteurs pour atteindre un objectif défini.

Faire le choix d’un logiciel de gestion de projets polyvalent vous permet ainsi d’aborder la vie de votre organisation plus sereinement et de libérer votre charge mentale pour vous concentrer sur l’essentiel. En contenant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, Facility vise à faciliter votre travail quotidien. Et bonne nouvelle, ce n’est pas vous qui vous adaptez à Facility mais Facility qui s’adapte à vous !

Alors ? prêts à tenter l’aventure d’un logiciel de gestion de projets avec Facility ?

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